Le contenu des timbres professionnels est lié à l’usage que vous souhaitez en faire. En fait, les timbres professionnels sont une excellente option pour tamponner des formulaires officiels, des documents administratifs ou pour transmettre l’identité d’une entreprise. Le contenu du timbre peut être modifié pour s’adapter à ces différentes situations.

Les informations que l’on met sur un timbre doivent être choisies en fonction du statut professionnel. Par exemple les médecins peuvent indiquer s’il est « Conventionné » ou non, son SIRET ou afficher sa spécialisation (médecin généraliste ou médecin du sport). …)

Quelles mentions doivent y figurer ?

Le tamponnage des documents ne constitue pas une obligation légale. Cependant, certains partenaires peuvent vous demander d’apposer le cachet sur des documents officiels afin de vérifier l’authenticité de ceux-ci. Ainsi, pour apposer un tampon sur des documents commerciaux et administratifs (factures, bon de commandes, bon de livraison, devis etc…), conformément à l’article R123-237 du Code de commerce, les mentions obligatoires à faire figurer sur un tampon officiel sont :

• L’identité est le nom de l’entreprise, du professionnel.
• L’adresse du siège social ou l’adresse physique du professionnel.
• Le format juridique (SARL EIRL..) et la valeur du capital
• Le numéro d’identification d’une entreprise (No SIREN, SIRET, code APE NAF)
• La référence RCS suivie du nom de la ville dans le registre.
• Le numéro de TVA intracommunautaire, si le professionnel exerce une activité internationale.

Cachet professionnel avec nom propre.

Un cachet professionnel peut être utilisé pour identifier un service ou une personne particulière au sein d’une organisation. Dans ce cas, il est recommandé d’inclure les détails suivants :

• Le nom de la personne
• La profession exercée et le département dont elle fait partie.
• L’entreprise pour laquelle elle travaille ainsi que son logo.
• Ses coordonnées

L’utilisateur peut personnaliser le tampon en fonction de l’objectif de son utilisation (couleur de la signature du texte, couleur de l’encre, couleur de l’étui), mais il doit garder à l’esprit le design habituel de l’empreinte de son entreprise. Par exemple, l’emplacement de la ligne du logo doit être respecté.

Au final, il faut trouver un équilibre entre les informations les plus importantes qui doivent figurer sur un tampon professionnel (adresse SIRET, SIRET) et les informations non essentielles.

Les spécificités pour les professions libérales

Les professionnels de la santé, notamment les médecins infirmiers, les infirmières et les spécialistes de la santé peuvent fournir des informations supplémentaires concernant les spécificités de leur métier.

Typiquement, on trouve sur les timbres des médecins le mot « Conventionné » et le numéro d’identification du répertoire ADELI.

Dans le domaine du droit, le timbre d’un avocat peut servir à identifier le barreau dont il est membre, ainsi que son domaine de compétence (droit public, droit pénal, droit de la famille, etc. …).

Sélection du cachet de votre société

Le choix du motif du timbre est déterminé en fonction de la quantité de lignes. Le tampon commercial typique est composé de cinq lignes de texte et parfois d’un logo qui compte pour 2 ou 3 lignes selon la taille de la signature.

Ainsi, certaines formules énumérées ci-dessus sont généralement placées sur une seule ligne, par exemple, le SIRET, le numéro de TVA ou le nom de l’entreprise et sa forme juridique.

L’entreprise peut personnalisé ensuite le modèle du tampon : en métal ou une sélection à utiliser avec du plastique.

Il existe également des produits appelés « timbres de poche » qui sont parfaits pour ceux qui travaillent dans des environnements mobiles.

En outre, la dimension du tampon peut être un facteur important dans le choix du modèle. Un cas particulier est le timbre date utile à de nombreux professionnels. Ils permettent de marquer la date de manière simple et sont accompagnés de formules, de signatures et de logos… Voici quelques formules courantes :

• « Reçu le »
• « Livré le »
• « Envoyé à »

Si les dimensions de la date sont standard, vous pouvez spécifier la taille de la police ainsi que la couleur de l’encre.